Miranda van Berlo en Ingrid Oude Luttikhuis, beide e-health experts bij Dichterbij, hadden het gevoel dat het geven van instructie slimmer zou moeten kunnen. Net zoals in veel andere zorgorganisaties wordt er bij Dichterbij, een zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking met veel locaties, heel veel onderling uitgelegd, geïnstrueerd en getraind. Hoe werkt een tillift? Hoe werkt een bloeddrukmeter? Hoe meet je zuurstofsaturatie? ‘En als je dan voor de zoveelste keer min of meer hetzelfde uitlegt ga je toch nadenken of het niet handiger kan. Ook omdat we dit soort instructies niet in grote groepen kunnen doen. Meestal is het een op een. Dat is niet efficiënt. Daar komt bij dat de doorstroming van de groepsleiders best groot is. Dus blijf je uitleggen’.
De inspectie eist adequate instructie voor het gebruik van hulpmiddelen. Vaak wordt er dan gekozen voor de geplastificeerde instructiekaarten, bungelend aan bedden, tilliften en douchestoelen. Miranda en Ingrid concludeerden al snel dat die niet meer van deze tijd zijn. Als ze überhaupt al worden gelezen. Al met al is Dichterbij gestart met QR codes. Dat zijn een soort vierkante streepjescodes die je met je smartphone kunt scannen. Na het scannen word je doorgelinkt naar een website, document of bij voorkeur een instructiefilmpje. ‘We zoeken vooral naar films. De tijd van heel precies uitgeschreven instructies is voorbij. Mensen lezen niet goed meer. Daar kun je je tegen verzetten, maar je kunt ook kijken hoe de moderne techniek je hierbij kan helpen’.
En zo vernieuwend zijn die QR codes nou ook weer niet, ze bestaan al jaren en sinds corona weet iedereen wat een QR code is. Een belangrijk voordeel is dat de instructie altijd makkelijk beschikbaar is. Je scant de code en je bekijkt de film op het moment dat je de informatie nodig hebt. Je bent dus niet meer afhankelijk van de agenda van iemand anders die jou uitleg kan geven. Je neemt de informatie daardoor ook beter op. En voor invallers kan ook het handig zijn: de kennis is letterlijk altijd bij de hand.
De QR codes zijn door Dichterbij op watervaste stickers gedrukt en verspreid over de relevante locaties. De medewerkers moeten ze dan zelf op het betreffende apparaat plakken. Nieuwe stickers kunnen besteld worden bij het secretariaat van Dichterbij.
Het scannen van de QR codes doen medewerkers soms met hun privé mobiel, andere gebruiken liever de werktelefoon of de tablet van de locatie.
Om het systeem uit te proberen hebben de beide e-health experts in samenwerking met de afdeling ergotherapie zo’n 15 hulpmiddelen geselecteerd die veel bij cliënten worden ingezet. Denk aan de douchestoel, douchebrancard en plafondlift. Na een succesvolle pilot is dit uitgebreid naar QR codes en instructiefilms over het gebruik van meetinstrumenten voor de bloeddruk, zuurstofsaturatie, temperatuur, polsslag en het meten van de ademhaling. Allemaal zaken waar je heel goed een instructiefilm voor kunt maken en waar je ook prima een QR code op kunt plakken.
De films waar de QR codes naar toe leiden zijn deels zelf gemaakt door Dichterbij. Die zijn dan ook in Dichterbij stijl vormgegeven. Maar ze maken ook gebruik van de GoedGebruik films. Via www.goedgebruik.nl kun je gratis QR codes downloaden die je op de hulpmiddelen kunt plakken. En die linken dan naar het goede filmpje. De meeste films die Dichterbij zelf heeft gemaakt staan openbaar op het YouTube kanaal van Dichterbij. Dus iedereen mag ze gebruiken. Dat is goed nieuws want het maken van instructiefilms is best een tijdrovende en daardoor dure klus, ondanks dat Dichterbij dit grotendeels uitbesteedt aan een filmproductiebedrijf. Ook het onderhoud is iets om over na te denken. Want als er een nieuw apparaat komt, voldoet het filmpje niet meer. ‘We zitten er nu aan te denken om zelf films te gaan maken. De beeldkwaliteit hoeft niet perfect te zijn, als het geluid maar goed is en je goed kunt zien hoe het apparaat werkt. Dat kan prima met de mobiele telefoons van tegenwoordig’.
Er zijn twee soorten QR codes. De dynamische en de statische. ‘We hebben eerst gebruik gemaakt van de statische QR codes. Maar we kwamen er achter dat je daarmee niet kunt monitoren hoe vaak de codes gescand worden. Dat kan met de dynamische QR codes wel. Dus binnenkort kunnen we heel mooi op een dashboard zien hoe vaak welke QR codes worden gescand’. Miranda en Ingrid hebben het gevoel dat het leren via de QR codes en de films langzaam steeds beter is ingeburgerd. Dat zou dan op termijn terug te zien moeten zijn in het gebruik. Om het gebruik te promoten zet Dichterbij berichtjes op het eigen intranet.
Er zijn wel grenzen aan het geven van instructie via QR codes en films. Ze werken uitstekend bij generieke instructie: hoe werkt een hulpmiddel? Hoe werkt een meetinstrument? Maar meer individuele instructie, bijvoorbeeld over probleemgedrag, kun je eigenlijk niet in zo’n instructie filmpje vatten. Dan is een training (fysiek of online), intercollegiaal overleg of persoonlijk advies van deskundige nodig. De QR codes en de films van Dichterbij zijn dus echt aanvullend op de bestaande leerkanalen.
Al met al is Dichterbij blij met de voorlopige resultaten en gaan ze absoluut door op de ingeslagen weg. Voor de toekomst zou het interessant zijn als er een landelijke databank met films zou bestaan waar elke organisatie via QR codes naar toe zou kunnen linken. Eigenlijk een soort GoedGebruik dus, maar dan uitgebreider.
